・基本方針

１．個人情報保護宣言

これは、事務所全体としての決意表明です。「個人情報保護の重要性を認識し、法令を遵守する」という基本的な姿勢を明確に示します。さらに、「自主的なルールおよび体制を確立し、個人情報の適切な保護に努める」という、積極的な取り組みを表明することで、依頼者の方々に安心感を与えます。単に法令を守るだけでなく、自主的に高い水準の保護体制を構築していくという姿勢が重要です。

２．個人情報保護方針

これは、具体的な行動指針です。宣言が抽象的な理念を示すのに対し、方針は具体的な行動レベルでのルールを定めます。「具体的な個人情報保護のための行動指針を明示し、役員および従業員に周知徹底します」とあるように、この方針は事務所内の全員が理解し、遵守しなければなりません。例えば、
・個人情報の取得・利用・保管・廃棄に関する具体的なルール
・情報漏洩時の対応手順
・従業員の教育・研修体制

・個人情報の取得

取得する個人情報の種類: 探偵業務において取得する個人情報は多岐に渡りますが、必要最小限の範囲に留めることが重要です。具体的には、以下のような情報が考えられます。
・依頼者: 氏名、住所、連絡先（電話番号、メールアドレス）、依頼内容に関連する情報など。
・調査対象者: 氏名、住所、生年月日、勤務先、家族構成、行動履歴、関係者情報など。

・取得方法: 個人情報の取得は、適法かつ公正な手段で行わなければなりません。不正な手段（例：違法なハッキング、盗聴、詐欺など）による情報取得は絶対に許されません。具体的な取得方法としては、以下のようなものが考えられます。
・依頼者からの提供: 依頼書への記入、面談時の聞き取り、電話やメールでのやり取りなどを通じて、依頼者から直接情報を提供してもらう方法。
・公開情報からの取得: 官公庁の公開情報、商業登記簿、インターネット上の公開情報（SNS、ウェブサイトなど）など、合法的に公開されている情報源から情報を取得する方法。
・聞き込み調査: 周辺住民や関係者への聞き込み調査を通じて情報を収集する方法。ただし、プライバシーに配慮し、強引な聞き込みやプライバシー侵害に繋がるような行為は厳に慎む必要があります。
・尾行・張り込み: 調査対象者の行動を尾行・張り込みによって確認する方法。この場合も、法令を遵守し、プライバシー侵害とならないよう十分な配慮が必要です。

・個人情報の管理

組織的な対策

：責任者の配置: 個人情報保護に関する責任者を明確に定め、管理体制を整備します。
：従業員教育: 従業員に対して個人情報保護に関する教育・研修を徹底し、意識向上を図ります。
：内部規程の整備: 個人情報の取扱いに関する内部規程を整備し、従業員が遵守すべきルールを明確にします。
：監査の実施: 定期的に内部監査を実施し、個人情報管理体制の有効性を評価・改善します。
：物理的な安全管理: 個人情報を保管する部屋への入退室管理、施錠管理、重要書類の保管庫管理など、物理的なセキュリティ対策も重要です。

個人情報の正確性の確保

個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めることも重要です。
：定期的なデータ更新: 取得した個人情報を定期的に見直し、必要に応じて更新を行います。
：本人からの訂正依頼への迅速な対応: 本人から情報の訂正、追加、削除等の依頼があった場合は、速やかに対応します。

・個人情報の利用

利用目的の範囲内での利用: 個人情報は、取得時に明示した利用目的の範囲内でのみ利用しなければなりません。これは、依頼者から同意を得た範囲を超えて個人情報を利用することを禁じるもので、個人情報保護の基本原則の一つです。
：利用目的の特定: 個人情報を取得する際には、その利用目的をできる限り具体的に特定し、本人（依頼者）に通知または公表する必要があります。例えば、「浮気調査のため、配偶者の行動履歴、交友関係、連絡先などを調査する」「所在調査のため、対象者の現住所、勤務先、家族関係などを調査する」といった具体的な目的を伝えることで、依頼者は自身の情報がどのように利用されるのかを理解することができます。
：目的外利用の禁止: 特定した利用目的の範囲を超えて個人情報を利用することは、原則として禁止されています。例えば、浮気調査で得た情報を、別の目的（例えば、債権回収など）に利用することは許されません。
：目的外利用を行う場合: 万が一、当初の利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合は、事前に本人の同意を得なければなりません。同意を得ずに目的外利用を行った場合、個人情報保護法違反となる可能性があります。

・情報の記録と保管

探偵業務では、様々な形態の情報が記録されます。これらの記録媒体を適切に管理することで、情報の紛失、破損、改ざん、漏洩を防ぐ必要があります。

1.電子データ: 調査報告書、写真データ、映像データ、メール、ログデータなど。

：適切なフォルダ分け、ファイル名命名規則を設け、整理・管理します。
：アクセス権限を設定し、不正アクセスを防止します。
：定期的なバックアップを行い、データ消失に備えます。

2.紙媒体: 依頼書、契約書、調査資料、報告書など。

：施錠可能なキャビネットや保管庫に保管し、紛失・盗難を防ぎます。
：重要書類はファイリングし、整理・管理します。
：不要になった書類は、適切な方法で廃棄します（例：シュレッダー処理）。

３．写真映像: 調査中に撮影された写真や映像。

：適切なラベル付けを行い、内容を明確にします。
：電子データと同様に、適切な方法で保管・管理します。
：証拠として提出する場合に備え、改ざん防止措置を講じます。

・データ保存期間: 取得した個人情報の保存期間を明確に定めることは、個人情報保護法および探偵業法で求められています。

：法令・ガイドラインの遵守: 個人情報保護法、探偵業法などの関連法令、ガイドラインに基づき、適切な保存期間を設定します。
：業務上の必要性: 調査目的の達成後、どの程度の期間情報を保管する必要があるかを考慮します。
：社内規程の策定: 具体的な保存期間を社内規程として定め、従業員に周知徹底します。
：保存期間経過後の対応: 保存期間が経過した個人情報は、速やかに適切な方法で消去または廃棄します。

・廃棄方法: 個人情報を廃棄する際には、情報漏洩を防ぐための適切な方法を選択する必要があります。

：紙媒体: シュレッダー処理、溶解処理など、復元不可能な方法で廃棄します。
：電子データ: データ消去ソフトウェアの使用、物理的な破壊など、データ復元が困難な方法で消去します。
：廃棄業者の選定: 廃棄を外部業者に委託する場合は、信頼できる業者を選定し、契約書で秘密保持義務などを明確にします。

・個人情報の開示・訂正・削除等

１．開示請求への対応: 本人からの個人情報の開示請求に対して、法令に基づき適切に対応する必要があります。 開示請求は、通常、書面（または事務所が定める方法）で行われます。請求書には、氏名、住所、連絡先、開示を求める情報の特定などを記載する必要があります。

：本人確認: 開示請求者が本人であることを確認するために、運転免許証、パスポート、健康保険証などの本人確認書類の提示を求める場合があります。代理人による請求の場合は、代理権を証明する書類（委任状など）の提出も必要となります。

開示の範囲: 開示請求に対して、原則として保有している個人情報を開示する必要があります。ただし、以下のような場合は、開示しないことができます（個人情報保護法第28条）。
：本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
：当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
：他の法令に違反することとなる場合
：開示の方法: 開示は、書面の交付、電磁的記録の提供、その他適切な方法で行います。
：開示しない場合の通知: 開示しない場合は、本人に対してその理由を通知する必要があります。

２．訂正・削除等の請求への対応

：訂正・削除等の請求の手続き: 訂正・削除等の請求も、通常、書面（または事務所が定める方法）で行われます。請求書には、訂正・削除等を求める内容、理由などを具体的に記載する必要があります。
：本人確認: 訂正・削除等の請求者についても、本人確認を行います。
：調査: 請求を受けた場合、事務所は必要な調査を行い、請求内容が事実かどうかを確認します。
：訂正・削除等の実施: 調査の結果、請求内容が事実であると判断した場合、速やかに訂正・削除等を行います。
：訂正・削除等を行わない場合: 調査の結果、請求内容が事実でないと判断した場合、または法令に基づき訂正・削除等を行う必要がないと判断した場合は、本人に対してその理由を通知する必要があります。

利用停止・消去の請求: 個人情報の利用停止または消去の請求は、以下のいずれかに該当する場合に行うことができます（個人情報保護法第30条）。
：個人情報が違法に取得された場合
：個人情報が利用目的の範囲を超えて利用されている場合
：個人情報が不正に第三者に提供されている場合

・苦情および相談への対応

苦情および相談窓口の設置: 個人情報の取扱いに関する苦情および相談を受け付ける窓口を設置し、適切かつ迅速に対応する必要があります。
：窓口の明確化: 苦情および相談を受け付ける窓口を明確に定める必要があります。具体的には、電話番号、メールアドレス、担当部署、担当者名などを明示し、ウェブサイトや事務所案内などに掲載することで、依頼者が容易に連絡できるようにします。
：複数の連絡手段の提供: 電話、メール、FAX、郵送など、複数の連絡手段を提供することで、依頼者が自身の状況に合わせて連絡しやすい環境を整えます。
：受付時間の設定: 窓口の受付時間を明確に設定し、依頼者が連絡しやすい時間帯を設定します。必要に応じて、時間外の連絡方法なども案内することで、より柔軟な対応が可能になります。

・その他

１．法令およびその他の規範の遵守

個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守することは、探偵事務所の義務です。具体的には、以下の法令・規範などが挙げられます。
：個人情報保護法: 個人情報の取扱いに関する基本ルールを定めた法律です。
：探偵業法: 探偵業の業務の適正化に関する法律です。業務上知り得た秘密を漏洩してはならない義務などが定められています。
：各省庁のガイドライン: 個人情報保護委員会などが公表しているガイドラインも遵守する必要があります。

これらのガイドラインは、法令を具体的に解釈し、事業者がどのように対応すべきかを示しています。法令・規範は、改正されることがありますので、常に最新の情報を確認し、遵守することが重要です。

２．継続的改善

個人情報保護のための取り組みは、一度構築したら終わりではなく、継続的に見直し、改善していくことが重要です。
：定期的な見直し: 個人情報保護に関する社内規程、管理体制、教育プログラムなどを定期的に見直し、必要に応じて改善を行います。
：技術の進歩への対応: 情報技術は常に進歩しており、新たな脅威も生まれています。最新の技術動向を把握し、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。
：従業員からの意見収集: 従業員からの意見を積極的に収集し、現場の状況に合わせた改善を行います。
：外部機関による評価: 必要に応じて、外部機関による評価を受け、客観的な視点から改善点を見つけることも有効です。

３．法令・ガイドラインの遵守体制

個人情報保護法は頻繁に改正が行われるため、常に最新の情報を把握し、適切な対応を行う必要があります。そのため、法務担当者との連携が非常に重要となります。
：解釈の確認: 法令の解釈について不明な点がある場合は、法務担当者に確認し、適切な対応を検討します。
：規程の見直し: 法令改正に合わせて、社内規程（プライバシーポリシー、個人情報取扱規程等）を見直し、必要に応じて改訂します。法務担当者のレビューを受けることで、法令遵守の確実性を高めます。
：事務所内に個人情報保護責任者を設置し、個人情報保護に関する業務を統括させます。責任者は、法令・ガイドラインの最新情報を常に把握し、社内への周知徹底、教育・研修の実施、監査の実施などを行います。
：個情報保護委員会等の設置: 必要に応じて、個人情報保護委員会等の組織を設置し、個人情報保護に関する重要事項を審議・決定します。
：社内研修の実施: 従業員に対し、個人情報保護法をはじめとする関連法令、ガイドライン、社内規程等に関する研修を定期的に実施します。研修を通じて、従業員の個人情報保護意識を高め、適切な行動を促します。
：チェックリストの作成: 法令・ガイドラインの遵守状況を定期的にチェックするためのチェックリストを作成し、自己点検を行うことで、問題点を早期に発見し、改善につなげます。
弁護士等専門家との顧問契約: 必要に応じて、個人情報保護に詳しい弁護士等の専門家と顧問契約を結び、法的アドバイスを受けることで、より確実な法令遵守体制を構築します。

・プライバシーポリシーの改定: プライバシーポリシーを改定する場合は、事前に公表する必要があります。

・改定内容の明確化: どのような点が改定されたのかを明確に説明することで、依頼者が変更点を容易に理解できるようにします。
・周知方法: ウェブサイトへの掲載、事務所内での掲示、依頼者への個別通知など、適切な方法で周知を行います。

・お問い合わせ窓口: 個人情報保護に関するお問い合わせ窓口を明示することで、依頼者が気軽に問い合わせできるようにします。
・連絡先の明示: 電話番号、メールアドレス、担当部署などを明示します。
・対応時間: 問い合わせに対応可能な時間帯を明示します。

・探偵業法との関連: 探偵業法に基づき、業務上知り得た秘密を漏洩しない義務を遵守することを改めて明記することで、依頼者に安心感を与えます。
・秘密保持義務の徹底: 従業員に対し、業務上知り得た情報を厳重に管理し、外部に漏洩しないよう徹底した教育を行います。
・退職後の秘密保持: 退職後も秘密保持義務が継続することを明確に伝え、誓約書などを提出ことも重要です。