・企業における不正調査とは？ 不正調査の概要と重要性について

企業における不正調査とは、企業内部で発生した、または発生が疑われる不正行為について、事実関係を明らかにするために行われる調査活動です。不正行為は、企業の財産や信用を損なうだけでなく、法的責任を問われる可能性もあるため、適切な調査と対応が不可欠です。

不正調査の概要

１．不正の兆候の発見・情報収集

内部通報: 従業員からの情報提供は、不正発覚の重要なきっかけとなります。内部通報制度の整備と周知が重要です。
監査: 会計監査、内部監査、業務監査など、様々な監査を通じて不正の兆候が発見されることがあります。
モニタリング:　日常業務におけるデータ分析や業務プロセスの監視を通じて、異常な動きを早期に発見します。
偶然の発見: 日常業務の中で、偶然不正の痕跡が発見されることもあります。

2.初期調査（予備調査）

不正の疑いがある情報に基づいて、迅速に予備的な調査を行います。
限られた情報の中で、不正の可能性が高いかどうかを判断します。
証拠の隠蔽や関係者による口裏合わせを防ぐため、秘密裏に行われることが重要です。

3.本格調査

初期調査で不正の可能性が高いと判断された場合、本格的な調査を行います。
証拠収集、関係者への聞き取り、データ分析、文書調査など、様々な調査手法を用います。
弁護士、公認会計士、探偵など、必要に応じて外部の専門家の協力を得ます。

4.証拠収集と保全

不正行為を立証するための証拠を収集します。
電子データ、文書、証言など、様々な形態の証拠があります。
証拠の改ざんや消失を防ぐため、適切な方法で保全する必要があります。デジタルフォレンジックなどの専門技術が用いられることもあります。

5.関係者への聞き取り（ヒアリング）

不正に関与した疑いのある者、関係者、目撃者など、関係者への聞き取り調査を行います。
事実関係の確認、動機の解明、共犯者の有無などを明らかにします。
適切なヒアリング技術と心理的な配慮が必要です。

6.事実認定と報告書作成

収集した証拠と聞き取り調査の結果に基づいて、不正の有無、内容、規模、原因などを特定します。
調査結果をまとめた報告書を作成します。
報告書は、経営陣への報告、関係者への説明、法的措置の検討などに用いられます。

7.再発防止策の策定と実施

不正の原因を分析し、再発防止のための対策を講じます。
内部統制の強化、業務プロセスの見直し、従業員教育の実施などが考えられます。
策定した対策を確実に実施し、効果を検証することが重要です。

８．関係者の処分

不正に関与した者に対して、就業規則や社内規定に基づき適切な処分を行います。
懲戒処分、損害賠償請求、刑事告訴などが考えられます。

・不正調査の重要性

１.企業価値・ブランドイメージの維持

不正行為の発覚は、企業の信用を大きく損ない、取引停止、顧客離れ、株価下落など、企業価値に深刻な影響を与えます。迅速かつ適切な不正調査と対応は、企業価値の毀損を最小限に抑え、ブランドイメージを守るために重要です。

2.法的リスクの軽減

不正行為は、刑事事件や民事訴訟に発展する可能性があります。不正調査を通じて証拠を収集し、適切な対応を取ることで、法的リスクを軽減することができます。また、早期の対応は、当局からの処分を軽減する効果も期待できます。

3.経営の健全性確保

不正行為は、企業の財産を直接的に損失させるだけでなく、経営の意思決定を歪め、企業全体の健全性を損ないます。不正調査を通じて事実を明らかにし、経営の透明性を高めることで、健全な経営を維持することができます。

4.従業員の士気向上

不正行為が放置されると、従業員の不信感や不満が高まり、士気の低下につながります。不正調査を通じて不正を許さない姿勢を示すことで、従業員の倫理観を高め、健全な企業文化を醸成することができます。

5.ステークホルダーからの信頼獲得

投資家、取引先、顧客、地域社会など、企業のステークホルダーは、企業の倫理性と透明性を重視しています。不正調査を通じて事実を明らかにし、適切な対応を取ることで、ステークホルダーからの信頼を得ることができます。

・不正の種類と具体的なケース

１．金銭に関わる不正

横領・着服
ケース例: 売上金の抜き取り、架空の仕入先への送金、会社のクレジットカードの私的利用、備品の不正な売却など。
兆候: 現金残高の不一致、在庫の帳簿とのずれ、経費の急増、特定の従業員の羽振りが急に良くなったなど。

不正な経費請求
ケース例: 架空の領収書の作成・提出、出張費の水増し請求、私的な飲食費の業務経費としての請求など。
兆候: 領収書の不備（日付、金額、宛名などが不自然）、出張報告書の不自然な点、経費精算の頻繁な修正など。

キックバック
ケース例: 発注の見返りに取引先から金銭を受け取る、仕入価格を水増しして差額を受け取るなど。
兆候: 特定の取引先との取引が不自然に多い、取引価格が市場価格と比べて高い、取引先の担当者との個人的な関係が深すぎるなど。

２．情報に関わる不正

情報漏洩
ケース例: 顧客情報の競合他社への売却、技術情報の不正な持ち出し、USBメモリやクラウドストレージを利用した情報持ち出しなど。
兆候: 顧客からの問い合わせの急増（情報漏洩が原因のクレームなど）、競合他社による類似製品の発表、従業員の退職直後の情報流出など。

不正アクセス
ケース例: 社内ネットワークへの不正侵入、機密情報への不正アクセス、システムデータの改ざんなど。
兆候: システムログの不審な記録、パスワードの不正使用、セキュリティ警告の発報など。

３．取引に関わる不正

不正な取引
ケース例: 架空取引の計上、不当な高値での仕入れ、不当な安値での販売など。
兆候: 取引先との関係が不透明、取引の条件が不自然、取引の記録が不十分など。

談合
ケース例: 入札前に他の業者と価格を調整する、受注業者を事前に決めておくなど。
兆候: 入札結果が事前に予想できた、特定の業者が繰り返し受注している、入札価格に不自然な一致が見られるなど。

４．その他不正行為

粉飾決算
ケース例: 売上高の過大計上、費用を過少計上、架空の資産の計上など。
兆候: 財務諸表の数値が過去の傾向と大きく異なる、監査法人からの指摘、経営陣による財務状況の説明の曖昧さなど。

贈収賄
ケース例: 取引先や公務員への金銭や物品の贈与、接待の提供など。
兆候: 取引先との過剰な接待、公務員との不適切な接触、高額な贈答品の授受など。

ハラスメント
ケース例: パワーハラスメント、セクシャルハラスメント、モラルハラスメントなど。
兆候: 被害者からの訴え、従業員の精神的な不調、職場の雰囲気の悪化など。

競業避止義務違反
ケース例: 退職後に競合他社に就職する、顧客情報を利用して競合事業を開始するなど。
兆候: 退職者の転職先が競合他社である、顧客からの取引が急に減少する、退職者が以前の業務と類似の事業を開始するなど。

・不正調査の必要性と対応

これらの不正行為は、企業の存続を脅かす重大な問題です。早期に発見し、適切な対応を取るためには、以下が重要となります。
内部通報制度の整備： 従業員が不正を安心して通報できる環境を整備すること。
内部監査の強化: 定期的な内部監査を実施し、不正の兆候を早期に発見すること。
従業員への教育:　倫理観の向上と不正行為の防止に関する教育を行うこと。
不正調査体制の構築: 不正が発生した場合に迅速かつ適切に対応できる体制を整備すること。
専門家との連携: 必要に応じて、弁護士、公認会計士、探偵などの専門家の協力を得ること。

・不正調査の準備段階における主要な要素

調査目的の明確化
何のために調査を行うのか、何を明らかにしたいのかを具体的に定義します。
例えば、「従業員の不正行為の有無を調査する」「情報漏洩の経路を特定する」「粉飾決算の実態を解明する」など、具体的な目的を設定します。
目的が曖昧なまま調査を開始すると、方向性が定まらず、無駄な時間と労力を費やすことになります。

情報収集
調査対象に関するあらゆる情報を収集します。
社内資料（就業規則、経理資料、契約書、メールなど）、公開情報（インターネット情報、登記簿謄本など）、関係者からの情報など、あらゆる情報源を活用します。
収集した情報は整理・分析し、調査の方向性を定めるための基礎資料とします。

調査計画の立案
収集した情報に基づいて、具体的な調査計画を立案します。
調査対象者、調査方法、調査期間、調査体制、予算などを明確にします。
調査方法としては、文書調査、関係者への聞き取り調査（インタビュー）、尾行・張り込み調査、データ分析（デジタルフォレンジック）、専門家への依頼などが考えられます。
計画は柔軟性を持たせ、状況に応じて適宜修正できるようにします。

調査体制の構築
調査を遂行するチームを編成します。
弁護士、公認会計士、調査会社などの専門家の協力を得ることも検討します。
役割分担を明確にし、責任の所在を明らかにします。
情報共有の方法や報告体制なども事前に決めておきます。

法的・倫理的側面の検討
調査が法令や倫理規範に抵触しないかを確認します。
プライバシー侵害、名誉毀損、個人情報保護法などに注意が必要です。
弁護士に相談するなど、法的アドバイスを得ることも重要です。
調査対象者の人権に配慮し、適切な方法で調査を行う必要があります。

証拠保全
不正の証拠となる可能性のあるものは、適切に保全する必要があります。
データの場合、改ざんや消去を防ぐために、適切な方法で保全します。
必要に応じて、専門業者に依頼して証拠保全を行うことも検討します。

秘密保持
調査に関わる情報は、関係者以外に漏洩しないように厳重に管理します。
情報漏洩は、調査の妨げになるだけでなく、関係者に不利益をもたらす可能性があります。

・不正調査の費用

不正調査の費用は、主に以下の要素によって変動します。
調査対象の範囲: 調査対象となる部署、人数、期間などが広範囲に及ぶほど、費用は高くなります。
調査の複雑さ: 不正の手口が巧妙で複雑な場合、高度な調査技術や専門知識が必要となり、費用は高くなります。
必要な調査手法: 聞き取り調査、文書調査、データ分析、デジタルフォレンジックなど、用いる調査手法によって費用は異なります。特に、デジタルフォレンジックは専門的な技術と機器が必要となるため、比較的高額になる傾向があります。
調査員の人数と稼働時間: 調査に動員する調査員の人数や稼働時間が長くなるほど、費用は高くなります。
外部専門家の活用: 弁護士、公認会計士、探偵など、外部専門家の協力を得る場合、その費用も加算されます。

費用の目安
簡単な調査: 数十万円程度（例：特定の従業員の行動調査、簡単な経費不正調査など）
中規模の調査: 数百万円程度（例：部署全体に及ぶ横領調査、情報漏洩調査など）
大規模な調査: 数千万円以上（例：企業全体に及ぶ粉飾決算調査、大規模な情報漏洩事件など）
これらの金額はあくまで目安であり、個々のケースによって大きく変動します。正確な費用については、調査を依頼する前に、調査会社に見積もりを依頼することをお勧めいたします。

不正調査の期間
不正調査の期間も、費用と同様に様々な要因によって変動します。
調査対象の範囲: 調査対象が広範囲に及ぶほど、期間は長くなります。
調査の複雑さ: 不正の手口が巧妙で複雑な場合、解明に時間がかかり、期間は長くなります。
証拠の量と種類: 収集すべき証拠の量が多い場合や、電子データなどの解析に時間がかかる場合、期間は長くなります。
関係者の協力度: 関係者が調査に非協力的である場合、聞き取り調査などに時間がかかり、期間は長くなります。

期間の目安
具体的な期間の目安としては、以下のようになります。
簡単な調査: 数日から数週間程度
中規模の調査: 数週間から数ヶ月程度
大規模な調査: 数ヶ月以上
こちらも金額と同様に、あくまで目安であり、個々のケースによって大きく変動します。

費用と期間を抑えるためのポイント
不正調査の費用と期間を抑えるためには、以下の点が重要です。
早期の対応: 不正の兆候を早期に発見し、迅速に調査を開始することで、被害の拡大を防ぎ、調査期間を短縮することができます。
適切な調査会社の選定: 経験豊富で専門知識を持った調査会社を選定することで、効率的に調査を進めることができます。
明確な調査目的の設定: 調査の目的と範囲を明確にすることで、無駄な調査を省き、費用と期間を抑えることができます。
社内体制の整備: 内部通報制度の整備や内部監査の強化など、不正を未然に防ぐための社内体制を整備することで、そもそも不正調査の必要性を減らすことができます。

・不正調査における主な法的制約

不正調査における主な法的制約
個人情報保護法: 従業員や関係者の個人情報を取得・利用する場合、個人情報保護法を遵守する必要があります。具体的には、利用目的の特定、情報主体の同意取得、安全管理措置などが求められます。
労働法: 従業員に対する調査は、労働契約法や労働基準法などの労働法規の制約を受けます。不当な調査は、違法行為とみなされる可能性があります。
プライバシー権: 調査対象者のプライバシー権を侵害するような調査は許されません。例えば、私生活に過度に立ち入る調査や、不必要な情報収集は避けるべきです。
名誉毀損: 不正の事実が確認されていない段階で、関係者の名誉を毀損するような行為は法的責任を問われる可能性があります。
刑事訴訟法: 刑事事件に発展する可能性がある場合、捜査は警察や検察などの捜査機関が行うべきであり、企業が独自に強制的な捜査を行うことは許されません。